Recomendações gerais para produção de documentos acessíveis

Guia de produção de conteúdos digitais acessíveis (Manuela Francisco & Norberto Sousa, 2013)

Checklist para produzir documentos word acessíveis

Guia de estilo para a dislexia, da British Dyslexia Association, tradução Acesso Cultura (amavelmente cedido por Acesso Cultura)

Criar documentos digitais acessíveis (nomeadamente em Word)

  • Largura da página não deve ter mais de 80 caracteres por linha.
  • Alinhamento do texto à esquerda.
  • Tipo de letra Verdana, Tahoma ou Tiresias.
  • Tamanho de letra Corpo de texto – 11 ou 12; Apresentações – 22 ou 24; Títulos e subtítulos – tamanho igual ou superior ao corpo de texto.
  • Espaçamento Entre linhas – 1,5; Entre parágrafos – mínimo 1,5 vezes maior do que o espaçamento entre linhas.
  • Estilos para organizar a estrutura do conteúdo (capítulos, títulos, subtítulos). Utilize sempre um estilo cabeçalho para os títulos.
  • Quebra de página deixe uma linha em branco antes de inserir a quebra de página. Não utilize Enter para passar para a página seguinte.
  • Hifenização deve ser evitada.
  • Idioma deve estar identificado o idioma geral do documento e o idioma específico no caso de existirem palavras noutros idiomas.
  • Índice é essencial e deve estar na primeira página ou após a capa.
  • Hipertexto e hiperligaçõescom termos claros e únicos. Não utilize “clique aqui”, nem coloque na mesma página termos com o mesmo nome (“seguinte”, “ok”, “cancelar”…).
  • Destaques e referências Utilize vários meios para [destacar, corrigir ou comentar]. Além da cor, utilize parênteses retos [ ] e pode indicar antes do destaque o motivo do mesmo: (e.g. Comentário; Correção; Atenção;…).
  • Tabelas Utilize tabelas simples. Evite: colunas múltiplas (subdivisão de células), tabelas complexas (tabelas dentro de tabelas) e tabulações manuais feitas com a tecla TAB. Repetir a linha de cabeçalho no caso da tabela passar para a página seguinte.
  • Resumo de gráficos Anteceda gráficos e tabelas com um sumário (sobre a sua organização – número de colunas e linhas – e um resumo do conteúdo).
  • Descrição de imagens Utilize as funcionalidades de legendagem e descrição de imagens e outros elementos gráficos.
  • Fundo simples. Não utilize marcas d’água ou imagens de fundo.
  • Contraste entre cores do texto e fundo: relação mínima 4.5:1; ideal 7:1.

Para descrever imagens e outros elementos gráficos estáticos:

  • Inserir legendas: botão direito do rato sobre a imagem, opção legenda.
  • Inserir descrição: botão direito do rato sobre a imagem, opção formatar, separador texto alternativo.
  • O que descrever: elementos principais (objetos, edifícios, pessoas), cores, emoção, atmosfera, ação, propósito da imagem.

Formato de documentos

Partilhe documentos no formato original (XLS, DOC, PPT, ODT, etc.), no caso de serem documentos de trabalho. No caso de um documento finalizado partilhe em formato PDF ou em word. Não partilhe informação em formato de imagem (JPG, BMP, PNG…) nem converta essa imagem em PDF (se não tiver outro documento transcreva a informação textual da imagem ou descreva o seu conteúdo).

Gravar um PDF acessível

Qualquer aplicação permite, exportar, imprimir ou guardar em formato PDF.

No menu “Ficheiro”, escolher opção “Guardar como” – Aparece uma janela com a opção de dar o nome e selecionar o formato do ficheiro;

Selecione o formato PDF – surge um botão “Opções” na mesma janela;

Clique neste botão e na janela que surge, na parte onde está escrito “Incluir informações não imprimíveis” ative as opções:

“Criar marcadores utilizados: Títulos”; “Propriedades do documento”; “Tags de estrutura do documento para a acessibilidade”.

Nas opções de PDF, deve desmarcar (caso esteja marcada) a opção “Em conformidade com a ISO 19005-1 (PDF/A)” e marcar a opção “Texto de mapa de bits quando não é possível incorporar tipos de letra”.

A imagem mostra a janela de Opções com as referidas opções ativas. 

janela com as opções de pdf selecionadas